INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI E PER GLI EFFETTI DELL’ART. 13 DEL NUOVO REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 (GDPR) RELATIVO ALLA PROTEZIONE DELLE PERSONE FISICHE CON RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Come richiesto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali dell'Unione Europea (GDPR 2016/679, Articolo 13), l’Interessato è informato che i dati personali conferiti sono oggetto di trattamento da parte del Titolare e dal Responsabile, sia in formato cartaceo che elettronico, per le finalità di seguito indicate. Titolare del trattamento - Il Titolare del trattamento dei dati personali è SOCIETA’ ISOLAGO GESTIMMOBILI S.A.S. Via Cavour 58/A 23900 – Lecco mail: info@isolagogestimmobili.it
Per informazioni relative ai diritti dell’Interessato, si prega di considerare il Paragrafo denominato “Diritti degli interessati” della presente informativa.
INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO - I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti direttamente da parte del Titolare o da soggetti terzi da questo espressamente autorizzati (Responsabile, Amministratore, suoi dipendenti, collaboratori, incaricati), ovvero comunicati dal Titolare a tali soggetti terzi per il perseguimento delle finalità di seguito descritte.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO - I dati personali forniti dagli interessati in relazione al servizio/prestazione erogata verranno trattati dal Titolare del trattamento e dal Responsabile in conformità alle disposizioni del GDPR. Pertanto, il Titolare si impegna a trattare i dati personali secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza, nel rispetto delle finalità di seguito indicate, nonché a raccoglierli nella misura necessaria ed esatta per il trattamento e a consentirne l’utilizzo solo da parte di personale allo scopo autorizzato.
La base giuridica del trattamento si identifica nella gestione dell’ amministrazione del Condominio e nei connessi e/o direttamente e/o indirettamente derivanti.
1 - SCOPO PRINCIPALE. Finalità strettamente connesse all’esecuzione dell’amministrazione condominiale: i dati forniti dagli interessati saranno utilizzati al fine della gestione dell’amministrazione condominiale e comunque al fine di permettere all’Amministratore di portare in esecuzione tutte le delibera assembleari. A titolo esemplificativo e non esaustivo, i dati saranno trattati per le seguenti finalità:
a) Convocazione delle Assemblee, ordinarie e straordinarie e gestione delle attività a queste connesse;
b) Adempimenti legati ad oneri fiscali e contabili. Si autorizza l’Amministratore a trasmettere i dati ad eventuali Commercialisti/Fiscalisti il tutto finalizzato all’esecuzione degli adempimenti necessari per la gestione del condominio;
c) Definizione dei costi e spese e loro ripartizione;
d) Adempimenti connessi all’applicazione delle leggi di settore ( ad es. L.220/2012 – Sgravio Fiscale – Incarichi a professionisti per redazioni di pratiche edilizie, ristrutturazione ecc…);
e) Tenuta del Registro Anagrafe Condominiale ex art 1130 c.c.;
f) Manutenzione degli impianti, dei beni comuni e degli immobili in genere;
g) Gestione in generale delle parti comuni.
NATURA DEL TRATTAMENTO - In caso di mancata comunicazione dei dati indispensabili per adempiere alle finalità di cui sopra le conseguenze saranno costituite dall’impossibilità di adempiere correttamente alla normativa in vigore e dall’impossibilità di dar corso alla gestione condominiale. Eventuali responsabilità connesse alla mancata comunicazione saranno direttamente imputabili al condomino inadempiente.
2 - SCOPO RELATIVO ALLA CONSULENZA IN MATERIA CONDOMINIALE
Dati personali trattati - I dati personali degli interessati, che potranno essere trattati per le finalità sopra indicate, sono quelli forniti volontariamente dagli interessati e trattati dal Titolare per dar corso alle finalità di cui al punto 1) e alle obbligazioni ad esso relative.
Nel caso di fornitori di beni e servizi i dati possono essere anche individuati da raccolte pubbliche o comunque comunicati da Terzi, laddove si tratti di informazioni pubbliche per volontà degli interessati. I dati trattati sono i seguenti:
a) Generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, del numero di telefono, dell’indirizzo di posta elettronica, ordinaria e/o certificata;
b) Riferimenti catastali di ciascuna unità immobiliare e informazioni relative ad interventi di manutenzione legati a specifiche comunicazioni/autorizzazioni;
c) Informazioni in merito a uso delle parti comuni ed eventualmente uso delle parti esclusive, solo se direttamente connesso con le necessità condominiali ( ad es. verifica rispetto regolamento condominiale ecc.);
d) Numero dei residenti/domiciliati solo se in presenza di spese con ripartizione pro capite;
e) Stato dei pagamenti, eventualmente coordinate bancarie/postali;
f) Generalità e recapiti di fornitori di beni e servizi, comprensive di ogni indicazione rivolta al rispetto della normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, oltre che alla posizione fiscale contributiva, assicurativa e alla gestione dei lavoratori; - Informazioni relative ai beni e servizi offerti;
g) Ogni altro dato connesso alla gestione del Regolamento 679/2016 UE e della legge.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DATI - Il trattamento dei dati personali degli interessati avviene con strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati con l’ausilio di strumenti informatici/telematici e/o cartacei e, se necessario, con procedure manuali nel rispetto di quanto previsto dalla vigente normativa. La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà presso archivi o su server locali, protetti in modo adeguato, o comunque ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze nominate Responsabili Esterni del trattamento e, comunque, attualmente situati in Italia. In relazione alle diverse finalità per i quali sono stati raccolti, i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle stesse e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia e, in ogni caso, con l’adozione delle precauzioni e cautele atte ad evitare l’uso improprio o l’indebita diffusione dei dati stessi. In ogni caso, il Titolare avrà cura di evitare l’utilizzo dei dati a tempo indeterminato procedendo, con cadenza periodica, a verificare idoneamente l’effettivo permanere dell’interesse dell’Interessato. Ogni documento legato alla conduzione degli impianti condominiali viene mantenuto sino a che l’impianto non verrà dismesso. I dati fiscali e contabili sono mantenuti per 10 anni. In eventualità di passaggio ad altro amministratore, i dati verranno trasmessi e successivamente cancellati immediatamente.
In qualunque momento, chiunque partecipi alla vita condominiale ha il diritto di conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condomini con semplice richiesta. È fatto obbligo di comunicare ad eventuali creditori che ne facciano richiesta i dati dei condomini morosi. Il tutto in ottemperanza dell’attuale norma di legge.
DESTINATARI E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO - I dati raccolti non saranno in alcun modo diffusi, ma saranno trattati nei limiti e per le finalità di cui sopra dal Titolare e dai Suoi eventuali incaricati, sulla base di adeguate istruzioni operative. Alcuni trattamenti di dati potranno essere altresì effettuati da soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento, di cui il Titolare si avvale o potrebbe avvalersi nell’ambito della gestione dell’amministrazione condominiale od eventuali collaboratori esterni per l’esecuzione di attività specifiche (Fiscali – patiche edilizie ecc…).
In particolare, il Titolare precisa in proposito che i dati potranno essere comunicati a:
a) soggetti, pubblici e privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme (quali, ad esempio, istituti ed enti previdenziali e assistenziali, associazioni di enti locali, amministrazioni ed enti pubblici, associazioni, fondazioni, enti od organismi di tipo associativo e/o assicurativo);
b) soggetti che hanno necessità di accedere ai dati per finalità ausiliarie al rapporto contrattuale in essere tra le parti, nei limiti strettamente necessari allo svolgimento dei compiti ausiliari (quali, ad esempio, banche ed istituti di credito, società di erogazione di servizi, vettori e società di spedizioni);
c) consulenti, nei limiti necessari allo svolgimento del proprio incarico professionale, previa lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza ( ivi compresi legali per le azioni di recupero del credito dei condomini morosi);
d) società (che forniscono servizi informatici ausiliari) non integrabili nell’organigramma del Titolare in qualità di Responsabili Esterni, e dunque, considerabili Autonomi Titolari, previa sottoscrizione di opportune clausole contrattuali che impongano il dovere di riservatezza e sicurezza.
L’elenco aggiornato dei responsabili e delle persone autorizzate al trattamento dei dati è custodito presso la sede dell’amministratore di Condominio, a cura del Responsabile del Trattamento, e si trova a disposizione dell’Interessato, previa richiesta da effettuare tramite e-mail all’indirizzo info@isolagogestimmobili.it
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO - La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server del Titolare e/o di soggetti terzi incaricati e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento ubicati all’interno dell’Unione Europea. Il Titolare si riserva, tuttavia, di trasferire i dati personali verso un Paese Terzo sulla base delle decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, ovvero sulla base delle adeguate garanzie previste dalla vigente normativa.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI - In qualità di Interessati, i soggetti cui si riferiscono i dati possono esercitare, in qualunque momento, i diritti previsti agli artt.15, 16, 17, 18, 20 e 21 del GDPR che conferiscono, in particolare, la facoltà di:
a) ottenere dal Titolare la conferma dell’esistenza di propri dati personali, ed in tal caso l’accesso agli stessi ed alle informazioni quali: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie di dati personali in questione; (iii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se si tratta di destinatari situati in Paesi Terzi o Organizzazioni Internazionali; (iv) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
b) ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica, ai sensi dell’Articolo 16, dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo; tenuto conto delle finalità del trattamento, l'Interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
c) ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo ed il Titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi indicati dal comma 1 dell’Articolo 17, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
d) ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi disciplinate dall’Articolo 18 comma 1;
e) ottenere dal Titolare del trattamento la portabilità dei dati, ai sensi dell’Articolo 20, ossia di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti a un Titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte del primo Titolare cui li ha forniti, qualora ricorrano le condizioni indicate dall’Articolo 20 comma 1; inoltre, l’Interessato ha diritto ad ottenere la trasmissione diretta da un Titolare del trattamento all’altro, qualora tecnicamente fattibile;
f) opporsi, in tutto o in parte, ai sensi dell’art. 21: (i) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; (ii) al trattamento dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di ulteriori comunicazioni attinenti ad iniziative ed eventi promossi dal Titolare. Ai fini dell’esercizio di tali diritti, l'Interessato potrà trasmette le proprie richieste al Responsabile del Trattamento all’indirizzo info@isolagogestimmobili.it
Si segnala, inoltre, che l’Interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca, ferme restando le conseguenze sovra indicate in merito ad un eventuale rifiuto a fornire tali dati personali. L’Interessato ha altresì il diritto di proporre un reclamo ad un’Autorità di Controllo.
Il Titolare tramite il Responsabile del Trattamento si impegna a rispondere alle richieste dell’Interessato entro il termine di un mese, salvo caso di particolare complessità, per cui potrebbe impiegare al massimo due mesi. In ogni caso, il Titolare/Responsabile del trattamento provvederà a dare evidenza all’Interessato del motivo dell’attesa entro un mese dalla richiesta.
L’esito della richiesta sarà fornito per iscritto o su formato elettronico. Nel caso di richiesta di rettifica, cancellazione nonché limitazione del trattamento, il Titolare del trattamento, tramite il Responsabile del Trattamento, si impegna a comunicare gli esiti delle richieste ricevute da parte dell’Interessato a ciascuno dei destinatari dei suoi dati, salvo che ciò risulti impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
Il Titolare specifica che potrà essere richiesto all’Interessato un eventuale contributo qualora le domande risultino manifestamente infondate, eccessive o ripetitive; a tal proposito il Titolare del Trattamento si doterà di un registro per tracciare le richieste di intervento.
MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA - La presente Informativa potrà subire delle variazioni. Si consiglia, quindi, di controllarla e di riferirsi alla versione più aggiornata.